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乾行資訊

關(guān)于新的人事系統(tǒng)，你該知道的事

由雇主易小管家發(fā)布

提前了解這些事項，可以讓新的HR系統(tǒng)在實施和推廣變得更容易：

讓員工參與人事數(shù)據(jù)遷移

員工數(shù)據(jù)和 HR 數(shù)據(jù)遷移是向員工詢問，要求他們檢查個人信息，并在必要時更新信息的絕佳機會。這不僅是將任務(wù)委派給最適合執(zhí)行任務(wù)的人，而且這也可以作為利益相關(guān)者參與策略的一部分，讓未來的用戶也能參與他們將來要使用的新系統(tǒng)的開發(fā)過程。

重視測試過程

一旦數(shù)據(jù)導(dǎo)入完成并準備就緒，就該進行測試了。如果跳過測試階段，那么等待的就是一場災(zāi)難——畢竟，對于用于處理或影響工資單并保存?zhèn)€人敏感信息（比如，姓名、地址、銀行詳細信息……）的軟件來說，任何錯誤或問題都不太可能是小問題；特別是終端用戶是廣大員工。

測試所有內(nèi)容，包括基本功能和導(dǎo)航、與其他軟件（比如，ERP、CRM、獨立的同類HR軟件模塊）的集成以及生成關(guān)鍵報表。特別重要的是與舊系統(tǒng)或做事方式的并行測試。對您的用戶而言，最重要的是新的 HR系統(tǒng)必須比以前的方式更好用。這也是您期望的。

確保數(shù)據(jù)安全性

雖然數(shù)據(jù)準確性和遷移很重要，但是如何確保數(shù)據(jù)在新系統(tǒng)中的安全性也同樣重要。

影響人事軟件安全的關(guān)鍵風(fēng)險因素包括：

勒索軟件攻擊；

物聯(lián)網(wǎng)：通過互聯(lián)網(wǎng)連接物理設(shè)備、系統(tǒng)和其他機制會帶來漏洞，包括通過物聯(lián)網(wǎng)控制的物理操作系統(tǒng)。

遠程和混合辦公：在疫情時代，越來越多的員工居家辦公，訪問公司的系統(tǒng)（包括人事軟件），其中也伴隨著安全風(fēng)險。

因此要確保安全訪問。

充分的用戶培訓(xùn)

雖然新系統(tǒng)就是你們公司需要的系統(tǒng)，并且已安裝完成，但是新系統(tǒng)的推廣仍可能會失敗。為什么呢？因為對用戶的培訓(xùn)不充分。人們更喜歡用讓他們覺得舒適和熟悉的系統(tǒng)。通過適當?shù)呐嘤?xùn)，可以在系統(tǒng)上線日之前營造舒適性和熟悉感，不同的用戶培訓(xùn)需求不同。

HR人員：如何操作新界面、數(shù)據(jù)錄入和報表功能。

經(jīng)理：如何使用新的 HR 儀表板。

最高管理層和高管：如何訪問和使用戰(zhàn)略數(shù)據(jù)。

員工：如何訪問員工自助服務(wù)功能。

最重要的是，避免采用集中培訓(xùn)，因為集中培訓(xùn)模式中，無論角色或需要如何，每個人的培訓(xùn)套餐都相同。鑒于用戶需求不同，請考慮不同的培訓(xùn)渠道。同樣的培訓(xùn)方式對有些人來說能獲得最佳效果，對其他人來說，可能效果不佳。

可以根據(jù)需要采用多種學(xué)習(xí)方法，包括面對面培訓(xùn)課程、在線學(xué)習(xí)、內(nèi)網(wǎng)“即時”教程，或者可以隨時指導(dǎo)同事的“超級用戶”專家。不管采取哪些方式，用戶培訓(xùn)的基本要素應(yīng)該包括：

使用新系統(tǒng)的商業(yè)原因：給企業(yè)和員工個人會帶來哪些益處。

屏幕上的用戶體驗：屏幕、字段、系統(tǒng)的基本導(dǎo)航等。

人力資源服務(wù)的變化：用戶訪問人力資源的方式與之前有什么不同？

持續(xù)的支持服務(wù)：上線后如果遇到問題，他們找誰解決？

請記住，軟件的更換，就像系統(tǒng)或程序的修改一樣，實際上是一種去技能事件。用戶過去知道如何預(yù)訂一周的假期，但現(xiàn)在他們不知道了。培訓(xùn)的目標就是至少將用戶技能和熟悉度恢復(fù)到以前的水平。HR軟件實施用戶培訓(xùn)至少應(yīng)該讓用戶了解他們需要知道的內(nèi)容。即使到達“無意識勝任”的狀態(tài)需要更長時間，至少讓他們知道如何從第一天開始找出他們想要的東西。

合規(guī)需求

這可能是一個長期的挑戰(zhàn)，但解決這個問題的種子最好在實施階段播下。從本質(zhì)上講，你當然期望新的人事軟件未來能滿足遵守勞動法規(guī)和立法的需求。人事自動化的好處之一是系統(tǒng)會提示管理人員和員工執(zhí)行合規(guī)行動，例如記錄關(guān)鍵信息，隨后及時生成報告，提交給相應(yīng)的政府機構(gòu)。

您的人事系統(tǒng)必須符合公司所在地區(qū)的法律要求，這一點很重要。當然，如果公司的業(yè)務(wù)分布在多個國家或立法區(qū)域，那這個問題更復(fù)雜、更關(guān)鍵。

系統(tǒng)功能可擴展性

可擴展性的問題是關(guān)于未來的。新系統(tǒng)可能能滿足當前需求，但是明天呢？還有五年之后呢？

首先，關(guān)于業(yè)務(wù)的問題，可以思考以下問題：

目前的組織戰(zhàn)略重點是什么？

未來的發(fā)展方向是什么：擴張？多元化？整合？收購？

您的人力資源管理系統(tǒng)如何支持這些未來戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)？

其次是與員工和系統(tǒng)用戶相關(guān)的問題。

在系統(tǒng)選型過程中，你可能已經(jīng)詢問過他們的要求和需求。但有時結(jié)果是愿望清單；并非所有的用戶需求都會出現(xiàn)在你發(fā)送給 HR軟件供應(yīng)商的需求列表中。其中一些附加功能或升級需求可能是次要的，將在未來的某個日期實施。

在這種情況下，系統(tǒng)必須能夠具有可拓展性，現(xiàn)在可以為此奠定基礎(chǔ)。例如，如果為了簡化項目，您計劃在一兩年后集成 HR軟件和工資單軟件，在初始配置和設(shè)置（以及數(shù)據(jù)清理）期間，可以先將集成需求考慮在內(nèi)，從而確保以后擴展功能時更順暢、更容易。

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